Kinh nghiệm hay giúp quản lý thời gian hiệu quả, hợp lý

Theo một khảo sát thực tế với 2,5 triệu người Mỹ của Viện Gallup cho thấy 80% người cảm thấy họ không có đủ thời gian để hoàn thành mọi việc; 50% người cho biết họ thường xuyên bị stress do deadline; việc quản lý thời gian hiệu quả giúp tăng năng suất làm việc lên đến 30%. Bạn có muốn làm chủ thời gian, hoàn thành mọi việc một cách hiệu quả và tận hưởng cuộc sống trọn vẹn? Bài viết này là dành cho bạn, giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả, làm chủ cuộc sống của mình.

Tầm quan trọng của quản lý thời gian

Việc quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn tăng năng suất hoàn thành công việc nhanh chóng. Từ đó giúp những mục tiêu trong cuộc sống đạt được đúng như kế hoạch đề ra.

Quản lý thời gian giúp bạn phân bổ thời gian một cách hợp lý giữa công việc, gia đình, sở thích và thư giãn, giúp tạo ra sự cân bằng trong cuộc sống một cách khoa học hơn.

Các mục tiêu của bạn được hoàn thành đúng như kế hoạch cũng sẽ giảm áp lực, căng thẳng, hạn chế stress ảnh hưởng đến tinh thần.

Khi quản lý thời gian tốt, bạn sẽ dành cho mình quỹ thời gian để có thể học hỏi, phát triển kỹ năng, mở rộng chuyên môn để làm bàn đạp phát triển nghề nghiệp tốt hơn. Ngoài ra, bạn cũng có thời gian dư để suy nghĩ và tìm kiếm cách giải quyết vấn đề, bạn có thể kích thích sự sáng tạo và đổi mới trong công việc và cuộc sống.

Chia sẻ những kinh nghiệm quản lý thời gian hiệu quả

Xác định mục tiêu và ưu tiên công việc

Việc xác định mục tiêu định hướng cho biết bạn cần gì và tại sao, điều này sẽ giúp bạn tập trung nguồn lực vào những hoạt động quan trọng nhất để đạt được mục tiêu đó. Xác định rõ mục tiêu cũng giúp bạn có thêm động lực, từ đó nỗ lực hơn trong quá trình làm việc. Xác định công việc ưu tiên cũng giúp bạn phân chia thời gian vào những việc quan trọng và ưu tiên chúng trước tiên. Điều này giúp bạn tối ưu được thời gian và năng lượng của mình, tránh lãng phí vào những việc không cần thiết. Khi bạn biết mình đang làm việc với mục tiêu rõ ràng và ưu tiên công việc, bạn cảm thấy tự tin hơn và ít lo lắng hơn về việc làm mất hướng hoặc quá tải.

Có nhiều phương pháp kỹ thuật khác nhau để xác định mục tiêu và ưu tiên công việc, có thể kể đến như:

1. Phân loại theo độ quan trọng và khẩn cấp: Sử dụng ma trận quan trọng – khẩn cấp (urgency-importance matrix) để phân loại công việc dựa trên mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp. Công việc quan trọng và khẩn cấp nhất được ưu tiên cao nhất.
2. Phương pháp ABC: Phân loại công việc thành ba loại: A (công việc quan trọng nhất), B (công việc quan trọng nhưng không gấp), và C (công việc không quan trọng). Sau đó, ưu tiên hoàn thành công việc theo thứ tự ưu tiên A, B, C.
3. Phương pháp Eisenhower: Theo phương pháp này, công việc được phân loại thành bốn loại dựa trên độ quan trọng và độ khẩn cấp: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, khẩn cấp nhưng không quan trọng, không quan trọng và không khẩn cấp. Người làm việc sẽ ưu tiên công việc theo thứ tự từ loại quan trọng và khẩn cấp nhất đến loại không quan trọng và không khẩn cấp nhất.
4. Phương pháp POSEC: Phương pháp này gồm việc xác định mục tiêu (Prioritize), sắp xếp theo thứ tự ưu tiên (Organize), làm theo kế hoạch (Streamline), xác định những gì quan trọng nhất (Economize), và tận dụng thời gian (Contribute).
5. Phương pháp 80/20: Dựa trên nguyên lý Pareto, phương pháp này tập trung vào việc ưu tiên 20% công việc mang lại 80% kết quả. Người làm việc tập trung vào công việc có hiệu suất cao nhất.
6. Phương pháp “Eat That Frog!”: Đề xuất bởi Brian Tracy, phương pháp này khuyến khích bắt đầu ngày làm việc bằng việc hoàn thành công việc khó nhất, phức tạp nhất – “con cóc” đầu tiên – để tạo đà và động lực cho ngày làm việc.
7. Phương pháp “Getting Things Done” (GTD): Đề xuất bởi David Allen, phương pháp này tập trung vào việc chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ cụ thể và ưu tiên chúng dựa trên ngữ cảnh và thời gian.

Lập kế hoạch và sắp xếp thời gian

Lập kế hoạch không chỉ giúp bạn quản lý thời gian mà còn giúp bạn sắp xếp công việc và đạt được mục tiêu đúng kế hoạch. Dưới đây là kinh nghiệm lập kế hoạch cho ngày/ tháng/ năm mà bạn có thể tham khảo:

1. Đánh giá kết quả: ngày/ tuần/ tháng/ năm trước để xem mình đã hoàn thành mục tiêu nào, còn mục tiêu nào chưa hoàn thành để tiếp tục thực hiện tiếp.
2. Xác định mục tiêu: Liệt kê toàn bộ các mục tiêu bạn mong muốn hoàn thành trong ngày/ tuần/ tháng/ năm
3. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
4. Lập kế hoạch, phân bổ thời gian cho từng mục tiêu phù hợp, bao gồm cả thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc.
5. Theo dõi tiến độ để có thể điều chỉnh các công việc cho mục tiêu phù hợp
6. Và cuối cùng, đánh giá kết quả đạt được khi kết thúc, lý do chưa hoàn thành để điều chỉnh cho chu kỳ tiếp theo.

Bạn có thể sử dụng một số công cụ để có thể lập kế hoạch quản lý thời gian, phổ biến có thể kể đến như:

1. Lịch điện tử: Google Calendar, Microsoft Outlook Calendar, Apple Calendar. Bạn có thể đồng bộ hóa lịch giữa các thiết bị và chia sẻ lịch với người khác nếu muốn.
2. Lịch tay: Lịch để bàn, lịch treo tường cũng là một công cụ cơ bản giúp bạn đánh dấu những ngày quan trọng, những sự kiện nổi bật cần quan tâm.
3. Bảng ghi chú: Các ứng dụng ghi chú như Evernote, Microsoft OneNote, và Google Keep cho phép bạn ghi chú ý tưởng, ghi chú công việc, và lưu trữ thông tin quan trọng. Bạn có thể tổ chức ghi chú theo danh mục, thẻ, hoặc sổ tay.
4. Ứng dụng quản lý công việc (Task Management Apps): Các ứng dụng như Todoist, Trello, Asana, Microsoft To Do, Lark Base giúp bạn tổ chức và quản lý danh sách công việc, ưu tiên nhiệm vụ, giao việc, và theo dõi tiến độ.
5. Ứng dụng quản lý thời gian (Time Tracking Apps): Các ứng dụng như Toggl, RescueTime, và Clockify giúp bạn theo dõi thời gian làm việc, phân tích cách bạn sử dụng thời gian, và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
6. Ứng dụng nhắc nhở (Reminder Apps): Các ứng dụng như Any.do, Remember The Milk, và Google Keep có tính năng nhắc nhở giúp bạn không quên các nhiệm vụ quan trọng hoặc hẹn gặp.
7. … và còn rất nhiều những ứng dụng giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả.

Một vài kinh nghiệm nhỏ giúp bạn sắp xếp thời gian hiệu quả, bạn có thể đọc:

1. Chia nhỏ công việc: Thay vì cố gắng hoàn thành một công việc lớn trong một lần làm việc, hãy chia nhỏ nó thành các phần nhỏ hơn và ưu tiên hoàn thành từng phần một. Điều này giúp giảm áp lực và tạo cảm giác thành tựu khi hoàn thành từng phần nhỏ.
2. Sử dụng kỹ thuật Pomodoro: Áp dụng kỹ thuật Pomodoro bằng cách làm việc tập trung trong khoảng thời gian ngắn (ví dụ: 25 phút) sau đó nghỉ ngơi trong một khoảng thời gian ngắn (ví dụ: 5 phút). Lặp lại quá trình này để duy trì tập trung và năng suất cao.
3. Xác định thời gian tốt nhất cho công việc: Biết rõ lúc nào bạn làm việc tốt nhất và sắp xếp công việc quan trọng vào thời điểm đó. Một số người làm việc tốt nhất vào buổi sáng, trong khi người khác có năng suất cao vào buổi chiều hoặc tối.
4. Loại bỏ hoặc giảm bớt xao lạc: Giảm thiểu các yếu tố xao lạc như điện thoại di động, email, truyền hình trong thời gian làm việc để tăng cường tập trung và năng suất.
5. Hãy biết nói không: Học cách từ chối các yêu cầu không quan trọng hoặc không cần thiết để giữ cho lịch trình của bạn không bị quá tải và tập trung vào những công việc quan trọng nhất.

Tránh xao nhãng và tăng hiệu quả làm việc

Một số yếu tố khiến bạn dễ bị sao nhãng trong công việc có thể kể đến như các mạng xã hội Facebook, X ( twitter), Instagram, Tiktok,… Hoặc bạn có thể mất đến hàng giờ lướt điện thoại thông minh mà không giải quyết được vấn đề nào cả.

Vì thế, hãy hạn chế tối đa những tác nhân gây phân tâm, giữ khoảng cách với chúng khi tập trung công việc. Bạn có thể hạn chế sự sao nhãng, mất tập trung vào công việc bằng một số cách như sau:

• Sử dụng các công cụ hỗ trợ để chặn các trang web, chặn mạng xã hội hoặc ứng dụng game. Nếu công việc bạn làm không liên quan đến internet, bạn cũng có thể cắt đi.
• Sử dụng chế độ không làm phiền, tắt hết các thông báo không cần thiết khi tập trung cao độ.
• Hãy tập trung vào một mục tiêu duy nhất và toàn tâm toàn ý thực hiện đến cùng nhiệm vụ đó. Điều này sẽ giúp bạn cải thiện hiệu suất và tránh chồng chéo các mục tiêu khác. Đây cũng là lợi thế của những người hướng nội khi xử lý từng công việc một lần lượt thay vì xử lý nhiều việc đồng thời.
• Sử dụng kỹ thuật Pomodoro cũng là một cách tăng hiệu quả làm việc với những người có khả năng tập trung kém.

Theo dõi và đánh giá kết quả

Việc theo dõi và đánh giá kết quả khi thực hiện mục tiêu theo kế hoạch là vô cùng quan trọng. Mục dịch của theo dõi và đánh giá kết quả là để:

• Định hướng và điều chỉnh xem quá trình thực hiện mục tiêu có đúng tiến độ, các đầu việc có đúng kế hoạch hay không? Nếu kết quả không như mong đợi, bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp để đạt được mục tiêu.
• Tạo thêm động lực: Việc theo dõi tiến độ sẽ cho bạn nhìn thấy những thành quả từng bước đạt được, từ đó giúp bạn có thêm động lực để thực hiện tiếp để hoàn thành mục tiêu này.
• Tạo thêm hiểu biết về quá trình: Theo dõi quá trình thực hiện sẽ giúp bạn đánh giá được những gì tốt, chưa tốt; từ đó giúp bạn hiểu sâu về quá trình để rút kinh nghiệm thực hiện các mục tiêu tiếp theo.
• Giúp bạn phát triển kỹ năng quản lý: Theo dõi và đánh giá kết quả cũng chính là một trong những kỹ năng cần thiết của quản lý, từ đó giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc thiết lập mục tiêu, lập kế hoạch và thực hiện mục tiêu đó.

Trên đây là một số kinh nghiệm cơ bản nhưng giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả, hợp lý, giúp bạn tiết kiệm quỹ thời gian để thực hiện nhiều những mục tiêu khác nhau. Thời gian là thứ quý giá, ai cũng được cho bằng nhau nhưng không hẳn ai cũng biết tiết kiệm. Người sử dụng thời gian hiệu quả sẽ là người nắm vững được bí quyết của sự hạnh phúc.