Cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hiệu quả thật đơn giản

Theo một khảo sát gần đây, 70% người lao động cảm thấy stress vì công việc. Nguyên nhân chính là do họ không biết cách sắp xếp công việc hiệu quả. Bài viết này sẽ chia sẻ với bạn 5 phương pháp đơn giản giúp bạn sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, từ đó tăng năng suất làm việc, giúp tiết kiệm thời gian và giảm stress cực hiệu quả. Hãy dành 5 phút để đọc bài viết này và bạn sẽ thấy sự khác biệt trong công việc của mình.

Sự ưu tiên là gì? Cách để xác định mức độ ưu tiên

Để cải thiện được công việc thì sắp xếp theo thứ tự ưu tiên là điều vô cùng quan trọng. Hiểu được sự ưu tiên trong công việc sẽ giúp bạn nhanh chóng xử lý công việc cấp bách, mang tới hiệu quả tốt hơn, tối ưu thời gian xử lý mà không bỏ lỡ bất kỳ vấn đề nào.

Sự ưu tiên là việc xác định và sắp xếp các công việc theo thứ tự quan trọng tương đối với nhau, từ đó dành cho chúng mức độ chú ý, thời gian, nguồn lực phù hợp nhất. Có rất nhiều cách để đánh giá mức độ ưu tiên của từng sự vật, sự việc, tùy thuộc vào bối cảnh cụ thể. Một số yếu tố thường được cân nhắc khi đánh giá mức độ ưu tiên bao gồm:

• Mức độ quan trọng: Mức độ ảnh hưởng của công việc đến mục tiêu chung.
• Tính cấp bách: Mức độ cáp thiết về thời gian của công việc đó
• Khả năng thực hiện: Khả năng hoàn thành công việc với nguồn lực sẵn có.
• Rủi ro: Mức độ ảnh hưởng tiêu cực tiềm ẩn nếu không hoàn thành công việc

Qua việc cân nhắc giữa các yếu tố trên, chúng ta có thể đánh giá được mức độ quan trọng của công việc. Từ đó, sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả, giúp chúng ta:

• Sử dụng thời gian và nguồn lực một cách hiệu quả: Tập trung vào những việc quan trọng nhất, ưu tiên nhất sẽ giúp chúng ta hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
• Giảm thiểu căng thẳng: Khi chúng ta biết mình đang làm hay xử lý xong những công việc quan trọng nhất, chúng ta sẽ cảm thấy thoải mái và ít căng thẳng hơn.
• Tăng năng suất: Khi chúng ta tập trung vào một công việc mà mình biết nó quan trọng nhất tại một thời điểm, chúng ta sẽ làm việc hiệu quả hơn.
• Đạt được mục tiêu: Việc ưu tiên các mục tiêu và hành động cần thiết để đạt được chúng sẽ giúp chúng ta có nhiều khả năng thành công hơn.

Ví dụ về việc áp dụng sự ưu tiên:

• Trong công việc: Khi mà bạn xác định rằng công việc này là quan trọng nhất tại thời điểm hiện tại, bạn sẽ tập trung toàn bộ tâm trí, nguồn lực để xử lý một cách nhanh chóng nhất. Và khi hoàn thành, sự vui vẻ, thỏa mãn sẽ giúp bạn thoải mái và tạo động lực hoàn thành công việc quan trọng nhất sau đó.
• Trong học tập: Một học sinh có thể ưu tiên việc học cho các môn thi quan trọng trước khi học cho các môn thi ít quan trọng hơn.
• Trong cuộc sống cá nhân: Một người có thể ưu tiên dành thời gian cho gia đình và bạn bè trước khi dành thời gian cho các hoạt động giải trí khác.

• Tầm quan trọng của việc sắp xếp công việc

  Sự ưu tiên và cách đánh giá, sắp xếp mức độ ưu tiên là một kỹ năng quan trọng, giúp chúng ta thành công trong mọi khía cạnh của cuộc sống. Bằng cách tìm hiểu, đánh giá và sắp xếp thứ tự ưu tiên, sắp xếp công việc hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho cả cá nhân và tổ chức, bao gồm:

  Đối với cá nhân:

  • Nâng cao hiệu quả công việc: Khi công việc được sắp xếp hợp lý, bạn sẽ biết rõ mình cần làm gì, khi nào cần làm và làm như thế nào. Điều này giúp bạn tập trung cao độ, tránh lãng phí thời gian và hoàn thành công việc nhanh chóng, hiệu quả hơn.
  • Cải thiện tư duy phân tích và logic: Việc đánh giá, sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên đòi hỏi bạn cần có tư duy phân tích và logic. Việc áp dụng điều này thường xuyên trong công việc và cuộc sống sẽ cải thiện khả năng tư duy logic, giúp cải thiện mọi mặt của cuộc sống.
  • Giảm thiểu căng thẳng: Khi biết bản thân đang kiểm soát được công việc, mọi lo lắng sẽ được giảm bớt, từ đó bớt đi một phần căng thẳng, mang đến hiệu quả làm việc tốt hơn
  • Tăng năng suất: Việc sắp xếp công việc giúp bạn loại bỏ những lo lắng, xao nhãng không cần thiết và tập trung vào những công việc quan trọng nhất. Điều này giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong cùng một khoảng thời gian.
  • Đạt được mục tiêu: Khi bạn có một kế hoạch rõ ràng và sắp xếp công việc hợp lý, bạn sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu của mình hơn.
  • Cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Khi làm việc hiệu quả, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn cho các hoạt động khác, cho bản thân và gia đình. Điều này mang đến một cuộc sống thảnh thơi, cân bằng và hạnh phúc hơn.

  Đối với tổ chức:

  • Nâng cao năng suất làm việc: Khi nhân viên hiểu được rõ ràng công việc được giao, tầm quan trọng và sắp xếp được thứ tự hoàn thành công việc, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn và hoàn thành công việc nhanh chóng hơn.
  • Cải thiện chất lượng công việc: Có mục tiêu rõ ràng sẽ giúp nhân viên hoàn thành công việc một cách chính xác và đạt hiệu quả đúng mong muốn, yêu cầu từ phía công ty.
  • Giảm thiểu sai sót: Việc sắp xếp công việc hợp lý, quản lý thời gian làm việc hiệu quả giúp nhân viên hoàn thành công việc đúng thời gian, không bị áp lực lớn gây ra nhiều sai sót.
  • Tăng cường tinh thần làm việc: Khi nhân viên cảm thấy họ hoàn thành công việc một cách hiệu quả và được trân trọng, tinh thần làm việc sẽ tăng cao.
  • Nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức: Cá nhân hoạt động hiệu quả sẽ giúp tổ chức, doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, từ đó cùng nhau phát triển, mang đến những giá trị lớn lao hơn.

  Có thể thấy rằng, sắp xếp công việc hiệu quả mang đến rất nhiều lợi ích cho cá nhân và cả tổ chức, trong việc hoàn thành trách nhiệm được giao và vận hành trơn tru của cả hệ thống. Hiểu được tầm quan trọng đó thì bạn không thể bỏ qua được 10 cách sắp xếp công việc mang đến sự thay đổi về hiệu suất vượt trội đến mức không ngờ.

4 bước sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên đơn giản nhưng hiệu quả

Liệt kê tất cả công việc cần làm trong ngày 

Việc liệt kê tất cả các công việc cần làm trong ngày rất quan trọng để bạn biết được ngày hôm nay bạn cần hoàn thành công việc gì. Hãy ghi chép tất cả nhiệm vụ, dự án, yêu cầu, v.v. cần hoàn thành kể cả những việc nhỏ lặt vặt để không bỏ sót công việc nào. Chúng ta có thể sử dụng sổ tay, ứng dụng ghi chú hoặc bảng tính,… để theo dõi dễ dàng hơn.

Phân loại công việc và đánh dấu những việc quan trọng 

Phân loại công việc giúp bạn xác định được tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp của từng việc. Việc quan trọng hãy ưu tiên hoàn thành trước và nên đặt thời gian cụ thể tập trung vào mục tiêu và giá trị cốt lõi bạn cần đạt được. Còn việc ít quan trọng hơn thì có thể trì hoãn và hoàn thành sau khi bạn hoàn thành công việc quan trọng. Như vậy bạn sẽ không bị sót việc và hoàn thành đúng kế hoạch hơn, tránh lộn xộn mất kiểm soát.

Áp dụng phương pháp sắp xếp

Để sắp xếp công việc chúng ta cần sử dụng một số phương pháp, chúng sẽ giúp công việc của bạn được sắp xếp một cách logic và khoa học hơn. 5 phương pháp được dùng thường xuyên như:

• Ma trận Eisenhower (Ma trận 4 ô)
• Phương pháp ABCDE
• Phương pháp Pomodoro
• Phương pháp Eat that Frog
• Phương pháp Getting Things Done (GTD)

Lên kế hoạch và theo dõi tiến độ

Hãy lên kế hoạch dựa vào thứ tự ưu tiên, lên kế hoạch thời gian cụ thể cho từng công việc. Sử dụng công cụ quản lý thời gian như lịch, bảng kế hoạch, ứng dụng to-do list. Theo dõi tiến độ thường xuyên và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết. Hãy tận hưởng giây phút khoan khoái gạch bỏ từng thứ một, xóa chúng khỏi danh sách khi bạn dã hoàn thành chúng

5 phương pháp sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên đơn giản và tiết kiệm thời gian

Ma trận Eisenhower (Ma trận 4 ô)

Khi áp dụng ma trận 4 ô chúng ta sẽ phân loại công việc thành 4 ô

• Khẩn cấp & Quan trọng: Hoàn thành ngay (ví dụ: xử lý sự cố, deadline sát nút).
• Khẩn cấp & Ít quan trọng: Uỷ quyền hoặc loại bỏ (ví dụ: yêu cầu không quan trọng, email quảng cáo).
• Ít khẩn cấp & Quan trọng: Lên kế hoạch thực hiện (ví dụ: đặt mục tiêu dài hạn, phát triển bản thân).
• Ít khẩn cấp & Ít quan trọng: Loại bỏ hoặc sắp xếp lại (ví dụ: việc nhà lặt vặt, giải trí không cần thiết).

Ưu tiên hoàn thành công việc ở ô “Khẩn cấp & Quan trọng” trước. Xem xét ủy quyền hoặc loại bỏ công việc ở ô “Khẩn cấp & Ít quan trọng”. Lên kế hoạch cho công việc ở ô “Ít khẩn cấp & Quan trọng”. Loại bỏ hoặc sắp xếp lại công việc ở ô “Ít khẩn cấp & Ít quan trọng”.

Phương pháp ABCDE

Sử dụng phương pháp ABCDE chúng ta sẽ phần phân loại công việc theo từng mức sau đó gán chữ cái A (quan trọng nhất) đến E (ít quan trọng nhất) cho từng công việc. Tiếp theo hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên trong từng nhóm (A, B, C, D, E). Sử dụng số 1, 2, 3… để sắp xếp thứ tự trong nhóm A.

Công việc ở nhóm tương ứng như sau: Nhóm A ( Phải làm), Nhóm B (Nên làm), Nhóm C (Làm thì tốt), Nhóm D (Ủy quyền), Nhóm E ( Loại bỏ). Đây cũng là cách bạn phân loại công việc cho cả đội nhóm của mình tốt hơn.

Phương pháp Pomodoro

Pomodoro là một phương pháp quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc. Áp dụng phương pháp này bạn thường đặt thời gian là 25 phút. Bạn sẽ hoàn thành công việc cho đến khi hết 25 phút và nghỉ giải lao 5 phút. Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 – 30 phút tùy công việc và sức của mỗi người). Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó. Trong các khoảng thời gian nghỉ bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự. Hãy nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, đi dạo trong văn phòng hoặc làm những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều, mệt mỏi.

Phương pháp Eat that Frog

“Eat that Frog” ( ăn con ếch), con ếch là ẩn dụ cho việc hoàn thành công việc khó khăn nhất, quan trọng nhất trước tiên, giúp bạn giải phóng năng lượng và tập trung vào những việc tiếp theo. Bạn hãy bắt đầu ngày mới với việc quan trọng, khó khăn, tốn nhiều thời gian và khẩn cấp nhất. Chia nhỏ công việc lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn sẽ giúp bạn dễ dàng xơi tái con ếch.

Phương pháp Getting Things Done (GTD)

Phương pháp này giúp giảm thiểu lộn xộn về tinh thần bằng cách đưa tất cả những việc cần làm ra khỏi đầu và tổ chức chúng thành một hệ thống đáng tin cậy. Điều bạn cần làm là:

• Thu thập (Collect): Ghi chép mọi thứ cần làm, mọi ý tưởng, lo lắng,… vào một “thùng rác” (inbox) để tránh quên.
• Xử lý (Process): Xử lý từng mục trong “thùng rác” bằng cách: Loại bỏ những thứ không cần thiết. Nếu việc nào có thể hoàn thành trong 2 phút, hãy thực hiện ngay. Nếu có thể ủy quyền cho người khác, hãy làm điều đó. Nếu việc cần thực hiện sau này, hãy đặt lịch hoặc đưa vào danh sách “Dự án” (Project list). Nếu cần tham khảo sau này, hãy lưu trữ ở một nơi thích hợp.
• Sắp xếp (Organize): Sắp xếp các mục còn lại theo ba danh sách chính:\
• Hành động tiếp theo (Next actions): Các hành động tiếp theo cần thực hiện cho từng dự án.
• Dự án (Projects): Các dự án lớn cần hoàn thành, được chia nhỏ thành các hành động cụ thể.
• Đợi (Waiting for): Các việc đang chờ đợi người khác thực hiện hoặc phụ thuộc vào yếu tố bên ngoài.
• Xem xét (Review): Thường xuyên xem xét lại các danh sách, cập nhật tình trạng, và điều chỉnh kế hoạch nếu cần.
• Làm (Do): Thực hiện các hành động theo thứ tự ưu tiên.

10 Nghệ thuật sắp xếp công việc giúp cải thiện hiệu suất vượt trội

Rõ ràng việc sắp xếp công việc mang đến hiệu quả tốt hơn, nhưng không phải ai cũng có kỹ năng để làm việc đó. Đừng bỏ lỡ 10 kỹ năng này để sắp xếp sự ưu tiên trong công việc nhé:

• 1. Sử dụng Bảng Xếp Hạng Ưu Tiên (Priority Ranking): Hướng dẫn cách xác định và ưu tiên công việc theo mức độ quan trọng. Bảng xếp hạng này giúp bạn nhanh chóng đánh giá và đưa ra thứ tự cho các hạng mục công việc cần phải xử lý.
• 2. Phân Chia Công Việc (Task Segmentation): Cách chia nhỏ công việc thành các phần nhỏ hơn, giúp dễ dàng quản lý cũng như hoàn thành công việc một cách hiệu quả, nhanh chóng hơn.
• 3. Sử Dụng Kỹ Thuật Pomodoro (Pomodoro Technique): Phương pháp làm việc tập trung trong các khoảng thời gian ngắn với các đợt làm việc và nghỉ ngơi. Việc ngắt quãng vậy giúp trí não có thời gian thư giãn và khi quay lại công việc thì tính tập trung sẽ cao hơn rất nhiều.
• 4. Tạo Lịch Trình Hàng Ngày (Daily Schedule Creation): Hướng dẫn cách thiết lập lịch trình hàng ngày để tối ưu hóa thời gian. Thời gian mỗi ngày của mọi người đều hữu hạn, tạo lịch trình sẽ tối ưu được thời gian
• 5. Loại Bỏ Sự Cản Trở (Eliminating Distractions): Cách loại bỏ những yếu tố gây xao nhãng trong quá trình làm việc.
• 6. Tận Dụng Công Cụ Quản Lý Thời Gian (Utilizing Time Management Tools): Giới thiệu và hướng dẫn sử dụng các công cụ và ứng dụng quản lý thời gian.
• 7. Xác Định Thời Gian Tốt Nhất Để Làm Việc (Identifying Peak Productivity Times): Phương pháp xác định thời điểm trong ngày bạn làm việc hiệu quả nhất. Khoảng thời gian hiệu quả này của mọi người không giống nhau, có người hiệu quả buổi sáng, có người lại hiệu quả ban đêm.
• 8. Học Cách Nói Không (Learning to Say No): Một vài yêu cầu có thể làm bạn mất tập trung vào công việc quan trọng đang xử lý. Tại sao việc từ chối một số yêu cầu có thể giúp bạn tập trung vào công việc quan trọng hơn.
• 9. Đặt Mục Tiêu Cụ Thể (Setting Specific Goals): Cách thiết lập mục tiêu cụ thể và thực hiện chúng một cách hiệu quả. Có mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn nỗ lực đạt được và tận hưởng cảm giác về đích tốt hơn.
• 10. Xem Xét Lại Và Điều Chỉnh (Review and Adjust): Tại sao việc đánh giá lại phương pháp sắp xếp công việc của bạn đôi khi là cần thiết và cách điều chỉnh nếu cần.

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên là một kỹ năng quan trọng giúp bạn làm chủ cuộc sống và công việc của mình. Hãy dành thời gian để lên kế hoạch và tổ chức công việc của bạn. Đừng ngại thử nghiệm các phương pháp khác nhau để tìm ra cách phù hợp nhất với bạn nhé.